Webdesign en tijd

De laatste dagen heb ik een aantal opdrachten binnen gekregen die met redelijke spoed afgerond moeten worden. Omdat ik ook een gewone baan heb naast mijn werkzaamheden als webdesigner en schrijver van HTML-site is het wel eens lastig om je tijd goed in te delen. Daarnaast wil ik ook de website zelf en de andere websites waar ik een aandeel in heb niet laten verslonzen. Hoe ik dat aanpak? Hier wat suggesties.

Heb je even tijd?

Tijd is kostbaar, misschien wel kostbaarder dan alle andere dingen. Tijd gaat namelijk voorbij en komt nooit meer terug, terwijl geld dat je kwijt bent, weer terug verdient kan worden. Het is daarom handig om effectief met je tijd om te gaan. Om aan tijd management te doen.

Al is tijdmanagement misschien een verkeerd woord, tijd valt niet te managen, te regelen, tijd gaat gewoon voorbij. Je kunt dus alleen maar managen wat je met je tijd doet.

Hier zijn veel ideeen over bedacht. In dit artikel wil ik twee modellen aan je voorstellen. Het matrix model van Stephen Covey en het ABCDE model.

Prioriteiten stellen

Het eerste wat je moet doen is prioriteiten stellen. Het gaat er namelijk om dat je je tijd besteed aan waardevolle en nuttige activiteiten. Dat betekent natuurlijk niet dat je nooit iets mag doen wat niet-nuttig is. Maar als je gaat nadenken over het besteden van je tijd en probeert hier een prioriteit in te stellen dan heb je de helft al gewonnen. De meeste mensen denken hier namelijk niet over na en doen maar ‘gewoon wat’.

Niet uitstellen

Het gevolg hiervan is dat lastige klussen worden uitgesteld en de kleine onbelangrijke taken eerst worden gedaan. Een lastige taak lijkt namelijk ook groter dan die vaak is. Dat heeft met je mentale instelling te maken. En zolang je de lastige taak uitstelt blijft het een ‘groot’ ding.

In het kort komt het er dus op neer dat je belangrijke zaken eerst doen en daarna pas zaken die minder belangrijk zijn.

ABCDE methode

In de ABCDE methode is het de bedoeling dat je je taken en doelen voor een bepaalde dag of week op een rij zet. Elke taak geef je een letter mee. A staat hierin voor belangrijk en onmiddellijke actie vereist, waarbij de consequenties groot zijn. E staat voor een onbelangrijke activiteit die geen actie vereist.

Een A activiteit is bijvoorbeeld een website die vandaag af moet zijn. Als het niet af is kan de website niet online en kun je een klant kwijtraken.

Een E activiteit is bijvoorbeeld een half uur tv kijken wat een uur is geworden omdat je bleef hangen voor de buis. Na afloop had je het gevoel dat je jouw tijd beter had kunnen besteden.

Scoren op belangrijkheid

Nadat je iedere taak een letter hebt gegeven ga je elke letter afzonderlijk scoren. Dus de allerbelangrijkste taak binnen categorie A krijgt een 1, de taak die je daarna moet doen krijgt A2 enzovoort.

De truc is om pas naar de volgende taak te gaan als je een eerdere taak hebt afgerond. Tussentijds stoppen en later weer starten met een taak kost ongeveer 20% tot 50% meer tijd dan als je verder gaat zonder te stoppen. Je moet namelijk weer geactiveerd worden en terughalen wat de taak ook alweer was.

Stephen Covey matrix

Toch is dit niet de enige stap die je kunt nemen om efficienter met je tijd om te gaan. Stephen Covey geeft in zijn matrix aan dat je moet gaan zorgen dat je niet teveel dringende en belangrijke zaken moet hebben, maar meer belangrijke zaken die (nog) niet dringend zijn.

De matrix ziet er als volgt uit:

Vier kwadranten

Je ziet dat er vier kwadranten zijn. Kwadrant IV is onbelangrijk en niet nuttig. De zaken die je hier zou plaatsen moet je niet meer doen. Die kosten tijd en hebben geen enkel effect.

Kwadrant III is wel dringend, maar niet belangrijk. Hoe vaak kom je niet in een winkel, sta je met de verkoper te praten, de telefoon gaat en de verkoper laat je staan. De verkoper vindt de telefoon dringend, maar jij bent belangrijk voor hem, maar hij kiest voor iets wat niet belangrijk is. De telefoon is meestal een goed voorbeeld van dringend, maar niet belangrijk.

Kwadrant 1 en 2

Kwadrant I is belangrijk en dringend. Onmiddelijke actie is vereist. Er is een situatie waarin direct handelen nodig is. Bij de meeste mensen is dit een Kwadrant waarin ongeveer 80% van de werkzaamheden zit.

Echter, je zou er voor moeten gaan om 80% van je werkzaamheden in Kwadrant II plaatst. Het is niet nodig om onmiddelijk actie te ondernemen, maar het werk is wel belangrijk. Door dit goed te plannen komen er steeds minder opdrachten in Kwadrant I en ontstaat er meer rust.

Praktijkvoorbeeld

Als je een website volgende maand moet opleveren, dan kun je dit tot het laatste moment laten liggen. Je moet dan de laatste dag enorm veel werk verzetten. Als je nu iedere dag even nadenkt over wat je nu zou kunnen doen, bijvoorbeeld rustig naar een afbeelding zoeken, of een goed logo (laten) maken, dan is de website ruim op tijd af zonder dat er veel stress bij komt kijken.

Ga aan de slag!

De kracht zit er in om aan het werk te gaan met het plannen van je taken. Niet in je hoofd, maar op papier. Schrijf kort op wat je wilt gaan doen, wat je wilt bereiken, probeer in Kwadrant II te gaan werken en ga ermee aan de slag.

Succes!